Tłumaczenie z apostille

Tłumaczenie z apostille to natomiast połączenie dwóch prac: przełożenia dokumentu na język docelowy i zamknięcia łańcucha klauzulą apostille. Kolejność, w jakiej te dwie prace zostaną wykonane, to najważniejszy i najczęściej mylony punkt całej procedury.

Najpierw tłumaczenie czy najpierw apostille?

Nie ma jednej właściwej odpowiedzi; zależy ona od tego, dokąd dokument trafi. Scenariusze są dwa. W pierwszym apostille uzyskuje oryginał dokumentu, a następnie tłumaczy się całość razem z klauzulą; tą drogą idzie się wtedy, gdy kraj docelowy chce zobaczyć we własnym języku i dokument, i klauzulę. W drugim najpierw powstaje tłumaczenie poświadczone notarialnie, a apostille trafia na to poświadczenie; ten wariant obowiązuje, gdy kraj docelowy chce zobaczyć poświadczone tłumaczenie sporządzone w Türkiye.

Niektóre kraje wymagają natomiast, aby tłumaczenie powstało na ich terytorium i zostało wykonane przez tłumacza przez nie upoważnionego. Wtedy w Türkiye uzyskuje się apostille wyłącznie na oryginale dokumentu, a tłumaczenie zleca się w kraju docelowym. W państwach o reżimie tłumaczy urzędowych, takich jak Niemcy, Francja czy Hiszpania, taka możliwość jest bardziej prawdopodobna. Różnice między reżimami poszczególnych krajów zebraliśmy w przewodniku po krajach.

Który organ wydaje apostille?

W Türkiye właściwość w sprawach apostille nie jest skupiona w jednym ręku; w zależności od rodzaju dokumentu właściwe są różne organy. Dla dokumentów administracyjnych są to tureckie urzędy prowincji i urzędy dystryktu, a dla dokumentów sądowych – prezydia tureckich komisji sądowych w ośrodkach, w których działa turecki sąd dla spraw o poważne przestępstwa. Pójście do niewłaściwego organu oznacza opóźnienie liczone w dniach.

Rodzaj dokumentu	Klasa	Organ właściwy
Turecki odpis z rejestru ludności, akt urodzenia i akt małżeństwa	Administracyjny	Turecki urząd prowincji / dystryktu
Dyplom i wykaz ocen	Administracyjny	Turecki urząd prowincji / dystryktu
Orzeczenie sądu, turecki wyciąg z rejestru karnego	Sądowy	Prezydium tureckiej komisji sądowej
Pełnomocnictwo lub tłumaczenie poświadczone notarialnie	Sądowy	Prezydium tureckiej komisji sądowej
Dokumenty z tureckiego rejestru handlowego	Administracyjny	Turecki urząd prowincji / dystryktu

Co do zasady apostille uzyskuje się od właściwego organu tej prowincji, w której dokument został wystawiony. W sprawie złożonej z dokumentów wystawionych w różnych miastach czynności apostille prowadzi się więc w kilku prowincjach. To, w których miastach prowadzimy sprawy, zobaczą Państwo na stronie prowincji.

Kraje spoza systemu apostille

Jeżeli kraj docelowy nie jest stroną konwencji, apostille na nic się nie zda; uruchamia się wtedy łańcuch legalizacji. Łańcuch ten składa się zwykle z poświadczenia notarialnego, następnie poświadczenia właściwego ministerstwa, a na końcu poświadczenia przedstawicielstwa kraju docelowego w Türkiye. Trwa dłużej i zależy od kalendarza terminów samego przedstawicielstwa.

Stan uczestnictwa nie jest stały: w ostatnich latach wiele krajów przystąpiło do konwencji, a praktyka niektórych z nich znajduje się w okresie przejściowym. Dlatego przed rozpoczęciem procedury trzeba potwierdzić aktualny status kraju docelowego na urzędowej liście stron konwencji. Na stronach krajów zawsze podajemy to ostrzeżenie razem z informacją.

Gwarancja jakości: sama klauzula też jest tłumaczeniem

Klauzula apostille składa się ze standardowych, ponumerowanych pól, a nagłówki tych pól określa tekst konwencji. Przy tłumaczeniu klauzuli trzeba zachować tę standardową strukturę, pozostawić numery pól na miejscu i przenieść nazwę organu wydającego w jej urzędowym brzmieniu. Swobodne tłumaczenie może doprowadzić do tego, że instytucja docelowa klauzuli nie rozpozna.

Drugim punktem kontroli jest fizyczne zachowanie związku między dokumentem a klauzulą. Kartek dokumentu z apostille nie wolno rozdzielać ani dokonywać na nim dodatkowych czynności. Jeżeli tłumaczenie zostanie dołączone do dokumentu później, musi być wyraźnie widoczne, z którym egzemplarzem je połączono.

Czego apostille nie potwierdza?

Większość błędnych oczekiwań wobec apostille bierze się z wyolbrzymiania jej zakresu. Apostille nie mówi, że treść dokumentu jest prawdziwa. Opatrzenie dyplomu apostille nie oznacza też, że dyplom ten zostanie uznany za ważny w kraju docelowym; uznanie równoważności i uznanie to zupełnie odrębna procedura, prowadzona przez inną instytucję.

Podobnie apostille nie daje żadnej gwarancji co do poprawności tłumaczenia. Klauzula przybita na tłumaczeniu poświadczonym notarialnie potwierdza wyłącznie umocowanie notariusza. Za jakość tłumaczenia nadal odpowiada tłumacz. Świadomość, że te trzy warstwy (treść, tłumaczenie, umocowanie) niosą osobne odpowiedzialności, pozwala z góry zobaczyć, gdzie sprawa może utknąć.

Trzecie błędne oczekiwanie dotyczy tempa. Apostille skraca łańcuch legalizacji, ale nie sprowadza procedury do zera; zdobycie dokumentu, jego tłumaczenie i – w razie potrzeby – poświadczenie wstępne nadal wymagają swojego czasu. Najwolniejszym ogniwem łańcucha zwykle nie jest apostille, lecz odebranie dokumentu z instytucji.

Dokumenty zagraniczne przeznaczone do użytku w Türkiye

Procedura działa również w przeciwnym kierunku. Aby dokument wystawiony za granicą mógł zostać użyty w Türkiye, powinien uzyskać apostille we własnym kraju. Kancelaria notarialna ani turecki urząd prowincji nie poświadczają umocowania zagranicznego organu; dlatego pierwsze ogniwo łańcucha powstaje zawsze w kraju wystawienia dokumentu.

Gdy zagraniczny dokument z apostille dotrze do Türkiye, na turecki tłumaczy się i sam dokument, i klauzulę, a w razie potrzeby tłumaczenie przechodzi poświadczenie notarialne. Częstym błędem jest przetłumaczenie samego dokumentu i pozostawienie klauzuli apostille bez tłumaczenia; sprawa może wtedy zostać uznana za niekompletną.

Jeżeli kraj docelowy nie jest stroną konwencji, także dla dokumentu przywożonego do Türkiye uruchamia się łańcuch legalizacji: poświadczenie właściwego organu w kraju dokumentu, a następnie poświadczenie przedstawicielstwa Türkiye w tym kraju. Ponieważ ta droga trwa dłużej, trzeba ją rozpocząć przed ułożeniem planu podróży.

Drugim częstym problemem przy dokumentach zagranicznych jest brak ich odpowiednika w Türkiye. Właściwa dla innego kraju forma rejestru może nosić nazwę dokumentu, która nie ma dosłownego odpowiednika w języku tureckim. Właściwe podejście polega wtedy na oddaniu nazwy dokumentu opisowo i zachowaniu w tłumaczeniu również nazwy z języka źródłowego; przypisanie jej lokalnej nazwy dokumentu tworzy nieistniejące twierdzenie o równoważności.

Co decyduje o cenie?

Pozycję urzędową opłacaną za samą klauzulę apostille i wynagrodzenie za usługę tłumaczeniową należy rozpatrywać osobno. Po stronie tłumaczenia o koszcie decydują liczba stron, para językowa i techniczna gęstość dokumentu. Po stronie procedury o nakładzie pracy przesądza natomiast nie liczba dokumentów, lecz to, przez ile różnych organów sprawa przejdzie.

O ile przy jednym dyplomie wystarcza jedna wizyta w tureckim urzędzie prowincji, o tyle sprawa złożona z pięciu dokumentów wystawionych w trzech miastach wymaga znacznie więcej koordynacji. Dlatego przy zleceniach z apostille wyceny nie da się podać bez zobaczenia listy dokumentów. Co dokładnie wchodzi w cenę, pozycja po pozycji, wyjaśniamy na stronie cennika.

Często spotykane sytuacje

• Poprawka po apostille. Najdrobniejsza zmiana wprowadzona w dokumencie po uzyskaniu klauzuli pozbawia apostille mocy; procedura zaczyna się od nowa.
• Dokumenty z podpisem elektronicznym. Przy części dokumentów wytworzonych elektronicznie procedura apostille przebiega inaczej. Jeżeli dokument ma adres weryfikacyjny z kodem QR, o to, czy instytucja docelowa go uznaje, należy zapytać wcześniej.
• Wielojęzyczne dokumenty standardowe. Niektóre tureckie dokumenty z ewidencji ludności można wystawić w wersji wielojęzycznej i wtedy osobne tłumaczenie bywa zbędne; wymóg apostille jednak nie znika.
• Ograniczenie czasowe. Sama apostille nie ma terminu ważności, ale może go mieć dokument, na którym ją umieszczono. Instytucje najczęściej patrzą na datę dokumentu, a nie na datę klauzuli.

Gdy prześlą nam Państwo listę dokumentów przez formularz wyceny, z góry ustalamy i przekazujemy, który organ jest właściwy dla każdego dokumentu i jaka kolejność zostanie zachowana.

Poniższy opis podsumowuje typową praktykę; praktyka poszczególnych instytucji może się różnić. Przed podjęciem decyzji warto zajrzeć do własnych publikacji danej instytucji.