Proces tłumaczenia poświadczonego notarialnie

Punktem wyjścia jest takie rozróżnienie: notariusz nie poświadcza tłumaczenia, lecz podpis złożony pod tłumaczeniem. To jedno zdanie tłumaczy, dlaczego procedura biegnie właśnie w tej kolejności i dlaczego później nie da się już nanieść poprawki.

Kto co poświadcza?

W łańcuchu występują trzy odrębne odpowiedzialności i żadna nie zastępuje pozostałych. Instytucja, która wystawiła dokument, odpowiada za prawdziwość treści. Tłumacz odpowiada za zgodność tłumaczenia z oryginałem. Notariusz zaś stwierdza jedynie, że podpis rzeczywiście należy do tego tłumacza.

Praktyczny skutek takiej konstrukcji jest następujący: poświadczenie notarialne nie jest świadectwem jakości. Żądając go, instytucje szukają nie jakości, lecz tożsamości osoby odpowiedzialnej. Chcą wiedzieć, kto będzie ich rozmówcą, gdyby doszło do sporu.

Praktyczna korzyść ze zrozumienia tej konstrukcji jest taka: uzyskanie poświadczenia notarialnego nie dowodzi, że tłumaczenie jest bezbłędne. Stroną, która powinna je sprawdzić, są Państwo – osoba, która będzie dokumentu używać. Przeczytanie własnymi oczami takich pól jak pisownia nazwiska, data urodzenia czy numer dokumentu jeszcze przed poświadczeniem to najskuteczniejsza gwarancja jakości.

Kto może zostać tureckim tłumaczem przysięgłym?

W Türkiye tytuł tłumacza przysięgłego nie jest tytułem państwowym nadawanym po centralnym egzaminie. Tłumacz składa w kancelarii notarialnej dokumenty potwierdzające znajomość danego języka; turecka kancelaria notarialna protokołuje to oświadczenie w akcie przysięgi i przechowuje wzór podpisu w swoich aktach. Od tej chwili podpis tłumacza jest rozpoznawany w tej kancelarii.

Wynikają z tego dwie rzeczy. Po pierwsze, umocowanie opiera się na relacji z konkretną kancelarią notarialną; w Türkiye nie istnieje jeden centralny wykaz obejmujący cały kraj. Po drugie, tytuł nie jest stopniem biegłości językowej, lecz oświadczeniem o odpowiedzialności. Jakość tłumaczenia zależy od wykształcenia i doświadczenia tłumacza; sam turecki akt przysięgi tego nie mierzy.

W praktyce znaczy to tyle: określenie „turecki tłumacz przysięgły” daje gwarancję dolnej granicy, a o granicy górnej nie mówi nic. Doświadczenie w danym typie dokumentu, praktyka drugiej kontroli i spójność terminologiczna – o to trzeba pytać niezależnie od tytułu.

Kiedy poświadczenie notarialne nie jest potrzebne?

Poświadczenie notarialne uzyskuje się dlatego, że żąda go instytucja; nie jest ono automatycznym wymogiem przy każdym tłumaczeniu. Użytek wewnętrzny, etap wstępnej analizy, korespondencja informacyjna i negocjacje handlowe zwykle go nie wymagają. Zbędne poświadczenie to strata i pieniędzy, i czasu.

Z drugiej strony niektóre instytucje poprzestają na samym tureckim tłumaczeniu przysięgłym i wyraźnie to zapisują. Do tej grupy należy wiele zagranicznych uczelni i urzędów migracyjnych: wystarczy oświadczenie i pieczęć biura. Urzędy w Türkiye natomiast najczęściej wymagają poświadczenia notarialnego.

Właściwą drogą do decyzji jest potwierdzenie, a nie domysł. Lista dokumentów albo przewodnik dla wnioskodawców na stronie instytucji najczęściej odpowiada na to pytanie wprost. Jeżeli ich tam nie ma, zapytanie na piśmie z góry oszczędza kilkudniowego opóźnienia.

Etap	Kto wykonuje	Na co się patrzy	Co się dzieje po pominięciu
Zdobycie dokumentu	Wnioskodawca	Aktualność, oryginał, czytelność	Sprawa wraca na etapie notarialnym
Decyzja o zakresie	Wnioskodawca i biuro	Pisemny wymóg instytucji docelowej	Poświadczenie wypada za szerokie albo za wąskie
Tłumaczenie	Turecki tłumacz przysięgły	Liczby, nazwiska, daty, układ	Po poświadczeniu poprawka jest niemożliwa
Druga kontrola	Biuro	Porównanie z oryginałem	Błędy przechodzą na egzemplarz urzędowy
Podpis i pieczęć	Tłumacz	Kompletność treści oświadczenia	Notariusz nie może poświadczyć
Poświadczenie notarialne	Kancelaria notarialna	Zgodność podpisu z wzorem w aktach	Dokument nie zostanie przyjęty w postępowaniu urzędowym

Procedura krok po kroku

1. Prosimy uzyskać pisemny wymóg od instytucji docelowej. Sformułowanie „ma być poświadczone notarialnie” nie wystarcza; z tego samego pisma musi wynikać także, czy potrzebne jest apostille.
2. Prosimy przygotować oryginał dokumentu. Przy czynności notarialnej oczekuje się okazania oryginału albo poświadczonego odpisu.
3. Prosimy ustalić liczbę egzemplarzy. Poświadczony egzemplarz zostaje w instytucji, której go złożono. Jeżeli składają Państwo wnioski do trzech instytucji, prosimy od razu zamówić trzy egzemplarze.
4. Prosimy zlecić tłumaczenie. Przydzielenie tłumacza obeznanego z danym typem dokumentu zmniejsza późniejszą potrzebę poprawek.
5. Prosimy sprawdzić tekst również samodzielnie. Pisownię nazwiska, datę urodzenia, numer dokumentu i nazwy miejscowości prosimy przeczytać osobiście; to w tych polach błędy zdarzają się najczęściej.
6. Prosimy doprowadzić do końca czynność notarialną. Podpis tłumacza zostaje porównany z wzorem w aktach i poświadczony.
7. W razie potrzeby prosimy przejść do apostille. Tłumaczenie poświadczone notarialnie liczy się jako dokument sądowy, a apostille uzyskuje się dla niego w prezydium właściwej tureckiej komisji sądowej.

Państwa własna lista kontrolna

• Czy nazwisko zapisano tak samo jak w paszporcie, alfabetem łacińskim?
• Czy data i miejsce urodzenia zgadzają się z danymi w dokumencie tożsamości?
• Czy numery dokumentu i numery seryjne zostały przeniesione w komplecie?
• Czy pieczęcie, pieczątki i odręczne adnotacje zostały odnotowane w tłumaczeniu?
• Czy liczba stron jest taka sama jak w oryginale?
• Czy język docelowy jest właściwy? Niektóre instytucje wymagają własnego języka urzędowego.
• Ile egzemplarzy jest potrzebnych?

Najczęściej popełniane błędy

Żądanie poprawki po poświadczeniu. To najdroższy błąd całej procedury. Poświadczenie jest związane z podpisem; z chwilą naruszenia tekstu traci ważność i czynność wykonuje się od nowa. Dlatego kontrolę trzeba przeprowadzić przed wizytą u notariusza.

Uzyskanie apostille w złej kolejności. Umieszczenie klauzuli na tłumaczeniu, gdy powinna trafić na oryginał – albo odwrotnie – prowadzi do odrzucenia sprawy. O kolejności przesądza wymóg instytucji docelowej.

Niepełny łańcuch przy dokumencie zagranicznym. Aby dokument wystawiony za granicą mógł zostać użyty w Türkiye, musi być poświadczony we własnym kraju. Notariusz w Türkiye nie poświadcza umocowania zagranicznego organu.

Składanie wniosków do kilku instytucji z jednym egzemplarzem. Instytucja egzemplarza nie zwraca. Gdy liczba egzemplarzy nie zostanie zaplanowana z góry, całą procedurę trzeba przejść drugi raz.

Wybór niewłaściwego języka docelowego. Niektóre kraje mają więcej niż jeden język urzędowy, a to, którego zażądają, zależy od regionu, w którym składa się wniosek. Tłumaczenie na niewłaściwy język zostanie odrzucone od razu, choćby było technicznie bez zarzutu.

Przeoczenie wymogu świeżości dokumentu. Wiele instytucji wymaga, aby dokument miał niedawną datę. Świeżość tłumaczenia tego nie nadrabia; liczy się data wystawienia dokumentu.

Jak długo ważne jest tłumaczenie poświadczone notarialnie?

Samo poświadczone tłumaczenie nie ma daty ważności. Instytucje patrzą jednak na datę wystawienia dokumentu. Dlatego tłumaczenie tureckiego odpisu z rejestru ludności poświadczone rok wcześniej może nie zostać przyjęte, choćby było bezbłędne; oczekuje się tłumaczenia aktualnego dokumentu.

Inaczej jest przy dokumentach, których data się nie zmienia, takich jak dyplom. Poświadczone tłumaczenie dyplomu da się wykorzystać także po latach, ponieważ treść dokumentu pozostaje ta sama. Prosty sposób na rozróżnienie brzmi tak: czy dokument pokazuje stan chwilowy, czy dokumentuje fakt trwały?

Dokumenty pokazujące stan chwilowy (turecki odpis z rejestru ludności, wyciąg z rejestru karnego, poświadczenie adresu zamieszkania, saldo rachunku bankowego) trzeba odnawiać. Dokumenty poświadczające fakt trwały (dyplom, turecki akt urodzenia, orzeczenie sądu) zwykle nie wymagają odnowienia. To rozróżnienie znacznie ogranicza koszt zbędnych powtórek.

Przygotowanie, które przyspiesza procedurę

• Pisemny wymóg instytucji docelowej prosimy położyć na wierzchu akt; będzie potrzebny na każdym kroku.
• Oryginały dokumentów prosimy zebrać fizycznie w jednym miejscu; dokumenty rozrzucone po różnych miastach wyznaczają kalendarz.
• Prosimy zanotować, jak nazwisko zapisano w Państwa paszporcie, i przekazać tę pisownię zespołowi tłumaczy.
• Prosimy ustalić, do ilu instytucji będą Państwo składać wnioski, i według tego zamówić liczbę egzemplarzy.
• O to, czy potrzebne jest apostille, prosimy zapytać od razu; krok dodany później rozbija kalendarz.
• Pierwszą wersję tłumaczenia prosimy przeczytać przed poświadczeniem; tylko na tym etapie poprawka jest bezpłatna.

Jak wygląda strona opłat?

Pozycje są dwie. Wynagrodzenie za usługę tłumaczeniową to cena ustalana przez biuro, zależna od objętości, pary językowej i typu dokumentu. Opłata notarialna podlega natomiast taryfie urzędowej; nie różni się między kancelariami i nie wchodzi w cennik biura.

Gdy to rozróżnienie jest jasne, pytanie „u którego notariusza taniej” traci sens. Porównywać należy wyłącznie zakres po stronie tłumaczenia: czy jest druga kontrola, czy liczba egzemplarzy jest wliczona, jaki jest termin realizacji. Sposób naliczania pozycji tłumaczeniowej wyjaśniamy na stronie cennika, a to, przy których dokumentach potrzebne jest poświadczenie – w przewodniku po dokumentach. Swoje dokumenty mogą Państwo przesłać przez formularz wyceny.

Poniższy opis podsumowuje typową praktykę; praktyka poszczególnych instytucji może się różnić. Szczegóły prosimy potwierdzić w instytucji, której złożą Państwo dokumenty.