Tłumaczenie poświadczone notarialnie

Poświadczenie notarialne nie jest zatem pieczęcią jakości, lecz pieczęcią tożsamości. Za poprawność tłumaczenia odpowiada tłumacz; notariusz dokumentuje wyłącznie to, do kogo ta odpowiedzialność należy. Właśnie dlatego instytucje żądają poświadczenia notarialnego: aby w razie sporu nie było wątpliwości, kto jest ich rozmówcą.

Przy jakich dokumentach żąda się poświadczenia notarialnego?

Reguła ogólna brzmi tak: jeżeli dokument rodzi prawo, dowodzi statusu albo nakłada zobowiązanie, instytucje skłaniają się ku żądaniu poświadczenia notarialnego. Przy tekstach informacyjnych, materiałach promocyjnych i korespondencji wewnętrznej poświadczenia zwykle się nie wymaga.

Grupa dokumentów	Przykłady	Potrzeba poświadczenia
Dokumenty stanu osobowego	Turecki odpis z rejestru ludności, akt urodzenia i akt małżeństwa, odpis ze zdarzeniami	Niemal zawsze
Dokumenty oświatowe	Dyplom, wykaz ocen, zaświadczenie o statusie studenta	Zależnie od instytucji; często przy wnioskach o uznanie równoważności
Dokumenty handlowe	Turecki wykaz wzorów podpisów, zaświadczenie o prowadzeniu działalności, umowa spółki, pełnomocnictwo	Niemal zawsze
Dokumenty sądowe	Orzeczenie sądu, turecki wyciąg z rejestru karnego, pozew	Niemal zawsze
Teksty techniczne i promocyjne	Instrukcja obsługi, katalog, tekst strony internetowej	Zwykle niepotrzebne

Wiersz „zależnie od instytucji” to w tabeli miejsce, w którym traci się najwięcej czasu. Ten sam dyplom bywa przyjmowany przez jedną uczelnię na podstawie samego tureckiego tłumaczenia przysięgłego, a w innej instytucji nie zostanie przyjęty bez poświadczenia notarialnego. Szczegóły dla poszczególnych dokumentów zbieramy w naszym przewodniku po dokumentach.

Jak buduje się łańcuch?

Tłumaczenie poświadczone notarialnie to fizyczny łańcuch oparty na podpisie odręcznym, a brak jednego ogniwa rozrywa całość. Kolejność jest taka: ważny oryginał dokumentu, jego wierne tłumaczenie, podpis i pieczęć tłumacza, a następnie poświadczenie notariusza. Każde ogniwo zakłada poprzednie; późniejszy powrót w celu naniesienia poprawki najczęściej nie jest możliwy.

W praktyce oczekuje się okazania w kancelarii notarialnej oryginału dokumentu albo jego poświadczonego odpisu. Tłumacz sporządza tłumaczenie w odniesieniu do oryginału, a kancelaria rejestruje tłumaczenie razem z jego podstawą. Dlatego przy zleceniach prowadzonych na podstawie skanu przesłanego cyfrowo oryginał musi być gotowy na etapie wydania.

Kroki procedury

1. Zdobywamy oryginał dokumentu albo jego poświadczony odpis; sprawdzamy brakujące strony, nieczytelne pieczęcie i wytarcia.
2. Wyjaśniamy wymóg instytucji docelowej: czy potrzebne jest samo tłumaczenie, poświadczenie notarialne, czy jeszcze apostille.
3. Tłumaczenie wykonuje tłumacz odpowiedni dla danego typu dokumentu, a tekst przechodzi drugą lekturę.
4. Tłumacz podpisuje tłumaczenie i przybija pieczęć; do tłumaczenia dołączany jest tekst oświadczenia.
5. Dokumentację składamy w kancelarii notarialnej; notariusz poświadcza podpis tłumacza, porównując go z wpisem w swoich aktach.
6. Poświadczony egzemplarz zostaje wydany. Jeżeli dokument będzie używany za granicą, przechodzimy do etapu apostille.

Na czym skupia się gwarancja jakości?

Lista kontrolna dla tłumaczenia idącego do poświadczenia notarialnego jest zupełnie inna niż dla tekstu literackiego. Kolejność priorytetów wygląda tak: liczby, daty, nazwy własne, numery dokumentu, pełny opis pól pieczęci i podpisu, zachowanie układu strony. Skutek pomylenia kolejności dnia i miesiąca w dacie jest znacznie poważniejszy niż błąd stylistyczny.

Drugim punktem skupienia są elementy obecne w dokumencie, ale niebędące tekstem. Pieczątki, hologramy, kody kreskowe i odręczne adnotacje pokazuje się w tłumaczeniu przez opis w nawiasie kwadratowym. Pominięcie tych elementów rodzi wrażenie, że tłumaczenie nie pokrywa się dokładnie z oryginałem.

Dlaczego okazanie oryginału jest tak ważne?

Najwięcej sporów w tłumaczeniu poświadczonym notarialnie budzi to, na jakim dokumencie tłumaczenie się opiera. Instytucje rozróżniają trzy sytuacje: dokument, którego oryginał okazano, odpis poświadczony za zgodność z oryginałem oraz zwykłą kserokopię. Waga tych trzech postaci w postępowaniu urzędowym nie jest taka sama, a o tym, która wystarczy, decyduje instytucja przyjmująca dokument.

Najczęstszy problem praktyczny wygląda tak: wnioskodawca przesyła skan dokumentu, tłumaczenie zostaje ukończone, a na etapie poświadczenia okazuje się, że trzeba okazać także oryginał. Jeżeli dokument jest w innym mieście albo za granicą, sprawa czeka całymi dniami. Dlatego nawet przy zleceniach zaczętych od skanu na samym początku trzeba zapytać, gdzie znajduje się oryginał i kiedy będzie gotowy.

Część dokumentów powstaje natomiast elektronicznie i jest weryfikowana kodem QR. Przy nich pojęcie „oryginału” działa inaczej; wydruk dokumentu ma znaczenie razem z adresem weryfikacji online. W takich dokumentach przeniesienie do tłumaczenia również danych weryfikacyjnych jest ważne dla instytucji docelowej, która chce dokument potwierdzić.

Jak scala się tłumaczenie dokumentów wielostronicowych?

Przy jednostronicowym tureckim odpisie z rejestru ludności problem nie występuje; przy dwudziestostronicowej umowie spółki albo wieloletnim wykazie ocen integralność stron staje się jednak osobnym zagadnieniem. Wydanie tłumaczenia bez połączenia stron ze sobą może być powodem odmowy w instytucjach wymagających integralności. W tym samym stopniu oczekuje się, by numeracja stron pokrywała się z numeracją oryginału.

Drugie zagadnienie to powiązanie oryginału z tłumaczeniem. Instytucja musi bez wahania widzieć, które tłumaczenie należy do którego dokumentu. Dlatego tłumaczenie zestawia się z dokumentem, na którym się opiera, w jeden komplet. Późniejsze dołożenie albo usunięcie strony czyni ważność poświadczenia sporną.

Trzecim zagadnieniem przy długich dokumentach są obszary tabel i schematów. W wykazach ocen i w sprawozdaniach finansowych zachowanie układu kolumn wyprzedza czytelność tłumaczenia; urzędnik porównuje wiersz po wierszu. Tłumaczenie, w którym kolumny zamieniono miejscami albo scalono wiersze, utrudnia kontrolę i wydłuża czas rozpatrywania sprawy, choćby niosło poprawną informację.

Jak kształtuje się opłata?

W tłumaczeniu poświadczonym notarialnie występują dwie odrębne pozycje i nie należy ich mylić. Pierwsza to wynagrodzenie za usługę tłumaczeniową; zmienia się w zależności od objętości, pary językowej i typu dokumentu. Druga to opłata notarialna, a ta pozycja nie jest ceną ustalaną przez biuro. Opłaty notarialne podlegają taryfie urzędowej i są takie same w całej Türkiye.

Szukanie „najtańszego notariusza” nie ma zatem sensu; między kancelariami nie ma różnic taryfowych. Jedyne, co robi różnicę, to zakres po stronie tłumaczenia. Sposób naliczania pozycji tłumaczeniowej znajdą Państwo na stronie cennika, a miasta, w których mogą Państwo załatwić sprawę – na stronie prowincji.

Często spotykane sytuacje

• Uzyskanie apostille w złej kolejności. W jednych przypadkach apostille musi trafić na oryginał dokumentu, w innych na tłumaczenie poświadczone notarialnie. Przy błędnej kolejności czynność powtarza się od nowa.
• Dokument wystawiony za granicą. Aby dokument wystawiony przez zagraniczny organ mógł zostać użyty w Türkiye, powinien być poświadczony we własnym kraju. Notariusz w Türkiye nie poświadcza umocowania zagranicznego organu.
• Złożenie tego samego dokumentu w kilku instytucjach. Poświadczony egzemplarz zostaje w instytucji. Jeżeli składają Państwo wnioski do trzech instytucji, zamówienie od razu trzech egzemplarzy jest szybsze niż powtarzanie czynności później.
• Zmiana tłumacza. Poświadczenie jest związane z tłumaczem, który złożył podpis. Nawet najdrobniejsza późniejsza poprawka w tekście unieważnia poświadczenie i procedura biegnie od nowa.

Jeżeli chcą Państwo z góry zobaczyć, przez jakie kroki przejdzie sprawa, prosimy przesłać dokumenty przez formularz wyceny; przekażemy na piśmie listę kroków i potrzebną liczbę egzemplarzy.

Ta treść przedstawia ogólne ramy; szczegóły konkretnej sprawy mogą się różnić. Warto, aby sprawdzili Państwo aktualne wymogi u źródła urzędowego.